[DE] Teil 4: Ihre wichtigsten Werkzeuge - Das Notiz-Programm

In dieser Woche wollen wir die Serie, die sich mit den Werkzeugen, die Sie benötigen, fortsetzen und mehr über das Notiz-Programm erfahren.

Doch zuvor sollten wir kurz rekapitulieren, welche Werkzeuge wir bereits angeschnitten haben und wie Sie diese verwenden sollten:

• Kalender

  Mit ihm planen Sie Ihre eigenen Ressourcen oder Termine, die Sie mit anderen wahrnehmen möchten

  Er lässt sich nach privaten und beruflichen Terminen trennen (z. B. durch Verwendung von Farben, die sie Ihren privaten oder beruflichen Terminen zuteilen)

  Er hat in Ihrem System die höchste Priorität. "What goes on your calender gets done."

• ToDo-List Manager Der ToDo-List Manager ist eine optionale Liste, in der Sie Aufgaben verwalten

  Aufgaben können nach privaten und beruflichen Kriterien unterschieden werden. Z. B. können mit Hilfe von Tags (Kennzeichnern) Aufgaben mit @PERSONAL oder @WORK markiert werden. Mit @NEXT_ACTION beschreiben Sie die nächste, im Projekt anstehende Aktion.

  Mit dem ToDo-List Manager lassen sich Routinen, Ziele oder Aufgaben organisieren, die Sie nach Projekten oder Verantwortungsbereichen (z. B. Finanzen, Familie, Vater etc.) einteilen können

Kommen wir aber nun zum nächsten Werkzeug in Ihrer Sammlung - das Notizen-Programm.

Meine klare Empfehlung ist, wie die für den Kalender auch, die Verwendung in digitaler Form, da es durchaus notwendig sein kann, dass Sie von unterwegs auf Ihre Daten zuzugreifen müssen.

Im Notiz-Programm legen Sie alle relevanten Informationen ab, die weder Aufgaben noch Termine sind. Einige unter Ihnen werden nun argumentieren, dass Programme auf dem Markt erhältlich sind, die alles, Termin- und Aufgabenplanung, können. Das mag einen gewissen Charm haben. Doch glaube ich, dass es vorteilhafter ist, Notizen und Aufgaben voneinander zu trennen und deren expliziten Stärken zu nutzen. Solche "Kombi-Programme" können mitunter sehr komplex im Aufbau und der weiteren Unterhaltung sein. Investieren Sie Ihre Zeit lieber mit der Umsetzung Ihrer Projekte und trennen Sie die beiden Bereiche voneinander.

Was kommt also nun in das Notizen-Programm?

• Projekte und projektrelevante Projektinformationen Projektdokumentationen, Notizen von Besprechungen, Meilenstein- und Ressourcenpläne

• Referenzmaterial Darunter versteht man Informationen, die nicht projektrelevant sind, die Sie aber zu einem späteren Zeitpunkt benötigen könnten.

  • Bedienungsanleitungen (Staubsauger, Computer)

  • Checklisten und Vorlagen

  • Rezepte zum Kochen

  • Bastelanleitungen und DIY (wie macht man Knete)

  • Texte zu Liedern

  • Interessante Artikel zu Themen die Sie interessieren und die Sie vielleicht erst später lesen möchten

  • Kontaktdaten und Visitenkarten

  • Webseiten von Hotels, in denen Sie schon waren und wieder besuchen möchten

• Wichtige Dokumente, auf die Sie im Notfall Zugriff haben sollten (nur, wenn Sie Ihrem Anbieter solche sensitiven Daten anvertrauen möchten)

  • Digitale Kopie Ihres Reisepasses

• Ort, an dem Sie Ideen sammeln und reifen lassen

  Das Notizen-Programm ist der Ort, an dem Ideen in Ihren Projekten reifen können. Führen SIe Ihr Brainstorming durch, reflektieren Sie die Meetings mit Kollegen und leiten SIe daraus wichtige Funktionalitäten ab. Die daraus entstehenden nächsten Schritte und Aktionen wiederum übertragen Sie in Ihren ToDo-List Manager.

Dies sind nur einige Beispiele, wie Sie ein solches Programm mit Daten und Informationen füllen können.

Welche Kriterien müsste denn eine solche Applikation erfüllen?

Der für mich entscheidendste Punkt ist, dass ich zu jedem Zeitpunkt auf meine Informationen zugreifen möchte. Und das unabhängig davon, ob ich zu Hause am Tablet, im Büro am Notebook oder unterwegs am Telefon bin. Vielleicht möchten Sie in Ihren nächsten Ferien Ihre digitalen Begleiter auf ein Minimum reduzieren, um sich ganz auf sich und Ihre Familie konzentrieren zu können. Gleichzeitig möchten Sie aber auch nicht die Korrespondenz und Planungen, die Sie für Ihre Ferienzeit gemacht haben, in Papierform mit sich herumtragen. Via Smartphone haben Sie diese Informationen immer bei sich. Auch Adressen der Restaurants, die Sie vielleicht erneut besuchen möchten, liessen sich darin ablegen.

Bleiben wir doch gleich am Beispiel Ihrer Ferien. Sicherlich haben Sie in den letzten Wochen und Monaten bereits Informationen über Ihr Reisedomizil gesammelt. Haben sich Punkte, die Sie besuchen wollen, ausgewählt oder überlegen, welches Hotel am ehesten Ihren Bedürfnissen entspricht. Eine Ferienplanung ist nichts anderes als ein Projekt - und diese bearbeiten Sie normalerweise am Computer. Sie sammeln Adressen zu Webseiten, Korrespondenz zu Ihrem Reiseveranstalter oder legen wichtige Artikel, welche Verhaltensregeln im Urlaubsland gelten. Hilfreich ist ggf. auch die Adresse und Telefonnummer Ihrer Botschaft im Urlaubsland. Solche Recherchen lassen sich an einem Notebook oder PC wesentlich komfortabler durchführen. Und Sie müssen die Arbeit nicht doppelt machen - die meisten Notiz-Applikationen synchronisieren sich über die Cloud und stehen Ihnen auf allen Geräten zur Verfügung. Unter anderem verfügt das Notizen-Programm "Evernote" über einen ausgezeichneten Web-Clipper. Das ist eine Erweiterung, die für alle gängigen Browser zur Verfügung steht, mit der sie mit wenigen Klicks, Webseiten, Artikel und andere Informationen im Programm ablegen können.

Arbeiten Sie mit mehreren Personen zusammen, oder möchten Sie, dass Kunden Einsicht in Ihre Projektdaten erhalten, würde sich eine Applikation empfehlen, mit der Sie schnell Inhalte zu Ihren Projekten teilen und freigeben können.

In unsere heutigen Zeit ist die Sicherheit im Netz ein grosses Thema und Sie sollten sich vorher im Klaren sein, was Sie in einem Cloud-basierenden Notiz-Programm ablegen. Sie sollten sich, sofern Sie die Applikation auch für berufliche Arbeiten nutzen, eine Methode überlegen, mit der Sie Kundennamen in irgendeiner Form anonymisieren. Die meisten Lösungen haben Ihre Server-Standorte in Amerika, was die Diskussion um den Schutz der Daten zusätzlich anheizt.

Sensitive Daten, z. B. persönliche Unterlagen, lege ich nicht im Notizen-Programm ab, sondern greife auf einen Cloud-basierten Speicher zurück, mit dem man bestimmte Verzeichnisse bestimmen kann, die verschlüsselt sind.

Mein Notiz-Programm ist seit vielen Jahren das Programm "Evernote". Es ist zwar, im Vergleich zu anderen Lösungen, teurer, bietet aber auch viele Funktionalitäten und Annehmlichkeiten, die Sie sonst nicht so leicht finden.

Meine Gründe warum ich mich für Evernote entschieden habe:

• Es ist schon sehr lange auf dem Markt Der "Platzhirsch" unter den Notiz-Programmen wird sicherlich nicht so schnell von einem der grossen Konzerne (Google, Microsoft etc.) übernommen (auch, wenn Evernote aktuell eine Re-Organisation durchläuft). Meist bieten grössere Unternehmungen selbst Lösungen an, doch immer wieder werden kleine und innovative Firmen aufgekauft und deren Innovationen in die eigenen Lösungen implementiert. Setzen Sie daher lieber auf eine Firma, die bereits Erfahrung in diesem Sektor hat.

• Ablage der Notizen Wie in Ihrem Computerverzeichnis selbst, können Sie für Notizen Order erstellen. Darin legen Sie Ihre Informationen ab. Im Gegensatz zu vielen anderen Applikationen, erlaubt Evernote lediglich eine Haupt- und eine Unterebene. Und nicht Unterverzeichnis im Unterverzeichnis im Unterverzeichnis. Die Hauptebene wird als Notizbuch-Stapel bezeichnet. Innerhalb eines Stapels befinden sich die Notizbücher selbst. In den Notizbüchern wiederum, organisieren Sie Ihre eigentlichen Notizen. Stellen Sie es sich so vor (wenn wir von richtigen Büchern ausgehen): Sie haben einen Haufen von Büchern, die sich ausschliesslich mit der Geschichte beschäftigen. Darunter befinden sich zahlreiche Bücher zum Thema Deutsche Geschichte, Weltgeschichte etc. In den Büchern befinden sich die relevanten Daten. Zum Beispiel könnte eine Variante bei Ihnen sein (bleibn wir bei den Ferien):

  • Ferien (=Notizbuch-Stapel)

    • 2018: La Gomera (=Notizbuch)

      • Reiseinformationen (=Notiz)

      • Kontaktinformationen (=Notiz)

      • Orte zum Besuchen (=Notiz)

  Viele unter Ihnen, die sich auch schon einmal Gedanken über ein Notiz-Programm gemacht haben, könnten entgegnen, dass eine Limitierung auf max. eine Unterebene schlecht und wenig flexibel ist. Gleichzeitig werden Sie trainiert, Ihr System nach dem Motto "So viel wie nötig, so wenig wie möglich" aufzubauen.

• Tagging Manchmal auch als "Verschlagwortung" bezeichnet, lassen sich Notizen mit Tags, also Kennzeichnern, versehen. Im Gegensatz zu den oben erwähnten Notizbuch-Stapeln können Hierarchien der Tag-Strukturen grösser als eine Ebene sein. Über die Kennzeichnung von Notizen werden wir uns sicherlich noch an anderer Stelle beschäftigen und jeder von uns hat eine andere Art, wie er seinen Inhalt sucht, so dass es keinerlei einheitliches Vorgehen beim "verschlagworten" gibt.

• Suche Die Möglichkeit, dass Evernote Ihre Notizen sowohl in Verzeichnisstruktur ablegen lässt und zusätzlich mit Tags angereichert werden können, macht die Suche von Notizen in Evernote aussergewöhnlich. Sie ist sehr schnell und zuverlässig. Häufig benötigte Suchen lassen sich abspeichern und zu Ihren Favoriten hinzufügen. Auch Dokumente, die sogar als PDF in einer Notiz abgelegt sind, lassen sich untersuchen (hierzu ist aber eine kostenpflichtige Version von Evernote erforderlich)

• Weiterleitung von Mails

  Evernote bietet die Funktionalität, die es Ihnen ermöglicht, Mails an Ihr Evernote-Konto weiterzuleiten.

Für den Anfang empfehle ich Ihnen, das Notiz-Programm zu verwenden, das mit Ihrem Betriebssystem ausgeliefert wird. Dadurch bekommen sie relativ schnell ein Gespür dafür, was es kann, oder wie komfortabel Notizen organisiert und erstellt werden können. Und wie es letztendlich mit Ihrer Arbeitsmethodik harmoniert. Apple liefert sein Betriebssystem mit "Apple Notes" aus. Microsoft nennt seine Appliklation "One Note" und Google "Keep".

Unzählige weitere Anbieter auf dem Markt bieten ebenfalls sehr innovative Lösungen an. Ich werde in einem der nächsten Artikel eine kurze Zusammenfassung der schönsten Programme, die auf dem Markt sind, schreiben.

Wir wissen nun, was eine Notizen-Applikation ist und welche Informationen darin abgelegt werden. Ebenfalls ist es sehr wahrscheinlich, dass sich bereits eine kostenneutrale Version auf Ihrem Computer befindet. Abschliessend wollen wir uns (unabhängig von meiner Exkursion in Evernote) kurz die Struktur ansehen, mit der Sie Ihr System für den Anfang aufsetzen könnten. Es ist relativ simpel, gleichzeitig effektiv, und hält sich im Grundsatz an die Struktur Ihrer bisherigen Tools, die Sie schon kennen und installiert haben.

• INBOX

  • Hier landen alle Notizen, die Sie anschliessend in Ihren vorhandenen Notizen zuordnen

• PERSONAL

  • Hier legen Sie alle privaten Notizen ab

• WORK

  • Hier legen Sie alle beruflichen Notizen ab

• SOMEDAY/MAYBE

  • Hier legen Sie Notizen ab, die sich aktuell keinem Ihrer Themen zuordnen lassen, die Sie aber ggf. für später aufbewahren möchten. Das könnten Gutscheine, Coupons, Veranstaltungen in der Zukunft etc. sein

Für den Start begrenzen wir die Struktur zunächst auf das oben beschriebene Konzept. Vermutlich "denkt" Ihr Gehirn eher in Projekten, denn in "Verantwortungsbereichen". Daher wäre die nächste Ebene der Projektname (oder auch der Klientenname).

• WORK

  • Klient A

  • Klient B

    • Projekt 1

    • Projekt 2

Gleiches gilt für Ihre privaten Notizen

• PERSONAL

  • 2019 Steuer

  • 2019 Ferien

    • Sommerferien

    • Herbstferien

Wir werden uns in den nächsten Artikeln immer wieder mit der Notiz-Applikation befassen, die Ansätze zur Suche von Informationen beleuchten und Programme im Markt "reviewen".