[DE] Teil 5: Ihre wichtigsten Werkzeuge - Das Mail-Programm

Im heutigen Beitrag sprechen wir über ein weiteres Werkzeug, das Ihnen helfen soll, Sie bei Ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Gleichzeitig handelt es sich aber auch leider um das Programm, das Sie am meisten in Ihrer Produktivität boykottieren könnte - das Mail-Programm.

Worin unterscheidet sich das Mail-Programm vom Rest der Tools, die Sie nutzen und über die wir bereits gelesen haben? Während Sie Kalender, ToDo-List Manager oder Notiz-App aktiv und zu dem Zeitpunkt, den Sie selbst bestimmen, bewirtschaften, kommen im Mail-Programm von allen Seiten und zu jeder Tages- und Nachtzeit Nachrichten im Posteingang an. Relevante und weniger relevante Mails, Newsletter, projektbezogene Mails, Einladungen zu einem Meeting, Rechnungen, Notifikationen Ihrer sozialen Netzwerke etc. Die Liste ist endlos und da man heute mehr als ein Mail-Konto besitzt, scheint die Flut der Nachrichten nicht abzureissen.

Geräte werden immer kleiner und trotzdem nimmt deren Leistungsstärke zu. Das können Tablets oder die neuesten Generationen der Smartphones sein. Oftmals ersetzen Sie einen PC das "kleine Büro" passt mit allen den verbundenen Vor- und Nachteilen in die Hosentasche. Die klare Trennung von Arbeitzeit und -ort gibt es nicht mehr. Daher müssen wir Mechanismen schaffen, mit denen Sie sich vor der Mail-Flut schützen können.

Gleichzeitig ist die Mail, zumindest im beruflichen Sektor, nach wie vor eine der meist genutzten Kommunikationsformen zwischen zwei oder mehreren Personen. Wir müssen also einen Weg finden, wie Sie diesen Informationskanal zum Positiven nutzen können und verhindern, dass Sie die Anzahl der Mails, die über den Tag eingehen, nicht überwältigt.

Sehen wir uns kurz die Statistik an:

  • Jede Person wird pro Tag mit 300 Informationen (in unterschiedlichster Form, auf unterschiedlichsten Wegen) konfrontiert (Dokumente, Mails, Fragen der Kollegen etc.)

  • Das entspricht einer täglichen Datenmenge von ca. 34 GB

  • Jeder Mensch erhält im Schnitt 56 Mails täglich - Tendenz steigend.

  • PRO WOCHE verbringen wir im nur 8 Stunden! mit unserer Familie

Mit dem Mail-Programm steht Ihnen, neben dem Kalender, vermutlich das zweitmächtigste Werkzeug zur Verfügung. Wir müssen also nur einen Mechanismus installieren, der es uns erlaubt, bei der Anzahl der Mails nicht den Überblick zu verlieren. Und zu einem bestimmten Zeitpunkt entscheiden, um welche Art von Mail es sich handelt und was wir mit der entsprechenden Mail machen. Zum Beispiel können Ihnen Zeitblocker im Kalender helfen, dass Sie 2-3 mal am Tag Ihren Posteingang prüfen und die Mails darin nicht nur lesen, sondern sie bearbeiten.

Mit dem richtigen Setup und ein paar Regeln, wird das zum Kinderspiel - versprochen.

Warum ist es also so wichtig, dass wir uns organisieren?

  • Zeitverlust verhindern Den Posteingang zu bearbeiten (und Mails zu verarbeiten) bedeutet, Zeit zu sparen. Bearbeiten heisst: Entscheiden, was es für eine Art von Mail ist und was damit als nächstes zu tun ist. Die eingesparte Zeit, kann man wiederum für interessantere und wichtigere Themen nutzen.

  • Für jede Mail die richtige Ablage Im Posteingang kommen Mails der verschiedensten Kategorien an. Mails, auf die Sie antworten müssen (und aus denen sich auch eine Aufgabe ableiten kann), Mails, die reine Information sind (Newsletter, CC-Mails etc.) und Mails, die einem Projekt zugeordnet und damit als Referenz bezeichnet werden können. Häufig müssen diese weder zeitnah bearbeitet, noch beantwortet werden. Dennoch dienen sie als Träger für Informationen, die zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden.. Allen ist gemeinsam, dass sie an einem bestimmten Ort abgelegt und zur richtigen Zeit, schnell gefunden werden müssen.

  • Stress wird reduziert Ein leerer Posteingang gibt Ihnen ein gutes Gefühl alles unter Kontrolle zu haben. Sie fühlen sich weniger gestresst und können den Tag entspannt ausklingen lassen.

Idealerweise sind Mail-Programme bereits kostenfrei mit Ihrem Betriebssystem installiert. Egal ob Apple Mail, Microsoft Mail (oder die Premiumversion: Outlook) oder Gmail von Google. Sie können in kürzester Zeit damit beginnen, Ihr System aufzusetzen.

Im zweiten Teil des Artikels lesen Sie, was Sie tun müssen, damit Sie in nur wenigen Schritten ein effizientes System einrichten, das Ihnen hilft, Ihre Mail-Flut in den Griff zu bekommen und Ihre Produktivität zu steigern.