[DE] Teil 5: Ihre wichtigsten Werkzeuge - Das Mail-Programm (Teil 2)

Wie wir bereits im Teil 1 unseres Artikels gelesen haben, können Sie bei der richtigen Nutzung Ihres Mail-Programms sowohl Zeit, als auch Stress reduzieren.

Damit Sie diese Dinge auch realisieren können, möchte ich Ihnen nun ein paar ernstgemeinte, von mir ebenfalls durchgeführte, Ratschläge ans Herz legen. Mit nur wenigen Schritten werden Sie das Gefühl haben, Ihre Projekte und die Kommunikation im Griff zu haben und die Kontrolle zu besitzen.

SCHRITT 1: Bankrupcty

Vielleicht sagt Ihnen der Begriff "Bankruptcy" etwas? Was man im Deutschen mit "Konkurs" übersetzen könnte, steht am Anfang Ihres Setups. Wie gehen Sie mit Mails um, die (noch) im Posteingang, oder in anderen unwichtigen Verzeichnissen liegen und nicht unserem System entsprechen?

  • Variante 1: Hard Bankruptcy (empfohlen) Dieser Schritt ist der effektivste - Markieren Sie alle Mails im Posteingang und löschen Sie sie. Sie benötigen Sie nicht! Vermutlich denken Sie nun, dass darunter auch wichtige Mails sein könnten. Aber ganz ehrlich - wie stellen Sie das unter den hunderten und tausenden Mails fest? Und selbst wenn - in Notfällen würde Ihnen der Sender einer vorausgegangen Mail vermutlich nochmals schicken, wenn er feststellt, dass Sie nicht antworten.

  • Variante 2: Soft Bankruptcy (nur für Notfälle) Wenn das Löschen aller Mails bei Ihnen panikartige Zustände auslöst, dann legen Sie sich einen neuen, aber temporären, Ordner an, z. B. "Alte Mails - Zu bearbeiten", und verschieben Sie die Mails aus dem Posteingang dort hinein. Später können Sie diese Nachrichten immer noch be- und verarbeiten und in die richtigen Verzeichnisse schieben. Setzen Sie sich auch ggf. ein Limit. Geben Sie sich eine Woche Zeit. Wenn Sie danach immer noch nichts mit den Mails gemacht haben, gehen Sie zur Variante 1über.

In beiden Fällen lautet das Ergebnis: Inbox Zero. Ein Zustand, den viele Menschen anstreben und den Sie mit einem geschätzten Aufwand von 5 Sekunden realisieren können.

SCHRITT 2: Machen Sie sich klar, wofür der Posteingang da ist

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"DER POSTEINGANG DIENT ZUM SAMMELN VON MAILS. NICHT ZUM SPEICHERN!!"

Lassen Sie es nicht zur Gewohnheit werden, Mails im Posteingang zu speichern. Unterbrechen Sie diese schlechte Angewohnheit sofort, da sonst Ihr gesamtes System in sich zusammenbrechen wird.

Beginnen Sie lieber damit, positive Gewohnheiten zu entwickeln. Diese helfen Ihnen Ihr System am Leben zu halten und den Stress zu verringern, den ein überquellender Posteingang in Ihnen auslösen kann.

SCHRITT 3: Inbox Zero

Beenden Sie Ihren Tag mit Inbox Zero

Egal was kommt, am Ende des Tages befindet sich keine Mail mehr im Posteingang.

Sie müssen nur entscheiden, welche Art Mail es ist und wo sie Sie ablegen müssen. Das kann am Anfang etwas holpriger sein, aber Sie werden innerhalb kürzester Zeit schneller und schneller werden. Planen Sie sich am Ende Ihres Arbeitstages 10 - 15 Minuten ein, in denen Sie Ihre Mails verarbeiten. Stellen Sie sich zu jeder Mail die folgende Frage:

  • Muss ich irgendetwas mit der Mail machen?

    • Nein

      • Ab in das Archiv oder den Papierkorb

    • Ja

      • Kann ich es innerhalb von 2 Minuten erledigen?

        • Ja: Erledigen

        • Nein: In eins unserer Verzeichnisse schieben und später bearbeiten

SCHRITT 4: Ein Mail-Programm ist kein Chat! Hören Sie auf, alle 5 Minuten Ihre Mails zu prüfen Wenn etwas wirklich wichtig und dringend ist, dann muss man telefonieren.

SCHRITT 5: Beantworten Sie Mails in einer angemessenen Zeit Antworten Sie nach spätestens 24 Stunden Egal, ob Sie die Lösung haben oder nicht, beantworten Sie eine Nachricht innerhalb von 24 Stunden. Haben Sie keine Zeit, dann geben Sie dem Kunden bescheid, dass Sie seine Mail erhalten haben und Sie sich damit beschäftigen werden. Aber erst zu einem späteren Zeitpunkt. Wenn Sie nicht in der Lage sind, eine Mail innerhalb von 24 Stunden zu beantworten, dann ist Ihr System schlecht.

Starten wir nun mit der Ordnerstruktur, die Sie in Ihrem Mail-Programm erstellen müssen. Folgende Verzeichnisse sind entscheidend für Ihr System:

  • POSTEINGANG Dient als zentraler Ort, an dem alle Mails eingehen, um dann zu einem bestimmten Zeitpunkt, verarbeitet und aus dem POSTEINGANG entfernt zu werden.

  • 01 - ACTION THIS DAY Hier werden Mails abgelegt, die am gleichen Tag noch einer Bearbeitung benötigen. Am Ende des Tages, spätestens am Folgetag (wenn Sie kurz vor Arbeitsende entscheiden, dass eine Mail wichtig für den nächsten Tag ist), ist auch dieser Ordner leer. Winston Churchill setzte diese Methode erfolgreich im 2. Weltkrieg ab Oktober 1941 ein, als die Code-Spezialisten zum Dechiffrieren der Nachrichten unterbesetzt waren. Mit einem roten Sticker und der Aufschrift "Action this day" markierte er die Arbeiten, die unbedingt an diesem Tag erledigt werden mussten.

  • 02 - REFERENCE Hier befinden sich Mails, die nicht bearbeitet oder beantwortet werden müssen. Sie dienen aber als Träger von Information. Diese Referenz-Mails sind vielleicht nicht nützlich zum Zeitpunkt des Erhalts, aber möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt (Meeting, das in einem Monat stattfindet). Mails müssen daher ausreichend gekennzeichnet sein, damit man sie im Bedarfsfall wiederfindet.

  • 03 - WAITING FOR Hier befinden sich unter anderem Mails, die man verschickt hat und deren Antwort noch aussteht. Dadurch ist man in der Lage, in regelmässigen Abständen den Status der Antwort zu prüfen und ggf. nochmals nachzuhaken.

Unter Umständen kann es in Projekten, die stark auf Kommunikation mit Mails aufgebaut sind, sinnvoll sein, ein eigenes Projektverzeichnis zu erstellen. Aber das nur mit Vorbehalt! Die Gefahr bei Verwendung von Projektverzeichnissen besteht darin, dass man die unterschiedlichsten Projekte anlegt und dann eine lange und unübersichtlich werdende Liste erhält. Zusätzlich muss man dann entscheiden, ob eine Mail im POSTEINGANG einem Projekt zugeteilt werden muss oder nicht. Diese zusätzliche Entscheidung beeinträchtigt aber schon wieder unverhältnismässig stark den Workflow. Ebenfalls erschwert es die Suche.

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass mir die vereinfachte, nicht projektbezogene, Ordnerstruktur wesentlich hilft, meine Mails besser zu organisieren.

Beginnen Sie nun und richten Sie in Ihrem Mail-Programm ebenfalls die beschriebenen Ordner ein.

Nun müssen wir im nächsten Schritt entscheiden, um welche Art von Mail es sich handelt und was wir damit machen sollen. Im Wesentlichen leiten sich die folgenden 5 Aktionen ab:

  1. ERLEDIGEN (do it) Wenn Sie die Mail innerhalb von 2 Minuten bearbeiten und abschliessen können, dann erledigen Sie diese sofort. Aber bedenken Sie: Es geht nicht darum die Mail innerhalb von 2 Minuten nach dem Eintreffen im Posteingang zu bearbeiten, sondern dann, wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihren Posteingang geplant abzuarbeiten.

  2. Zeitlich zurückstellen (defer it) Dauert die Bearbeitung der Mail länger als 2 Minuten, dann sollten Sie die Bearbeitung der Mail zu einem späteren Zeitpunkt einplanen.

  3. LÖSCHEN (delete it) Erfordert das Mail keine Aktion, oder ist es nicht relevant und unwichtig, dann löschen Sie die Mail.

  4. DELEGIEREN (delegate it) Gibt es jemanden, der besser geeignet ist, die Mail zu bearbeiten, dann geben Sie diese Arbeit ab. Bearbeiten Sie grundsätzlich keine Mails, die nicht wirklich für Sie bestimmt sind oder Sie fehlende Kompetenzen und Zuständigkeiten haben.

  5. ARCHIVIEREN (archive it) Wird eine Mail zu einem späteren Zeitpunkt (d. h. aktuell ist sie nicht wichtig) als Referenz benötigt, dann wird diese an einem "sicheren" Ort abgelegt.

Mit der Frage "Was ist es für eine Mail?" und der daraus resultierenden Aktion (Punkte 1 bis 5) beginnen Sie nun, Ihre Mails im Posteingang in das dafür vorgesehene Verzeichnis zu verschieben.

Am Anfang werden Sie sicherlich noch etwas länger brauchen, um die Mail zu kategorisieren und die Entscheidung zu treffen, was damit getan werden soll. Planen Sie sich lieber etwas mehr Zeit ein - es ist vollkommen normal für den Anfang. Nach einer Woche werden Sie schneller und selbstsicherer werden und die Zeit, die Sie für die Bearbeitung Ihrer Mails brauchen, wird sich verkürzen. Meinen Posteingang, der nach meinen Ferien, ca. 70 Mails beinhaltete (echt wenig, dieses mal), konnte ich in 50 Minuten abarbeiten.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg. Sie werden sehen, dass es leichter ist, als Sie vermuten.