[DE] Was Sie tun können (und sollten), wann Andere so gar keinen Plan haben...

Sicherlich - die Überschrift klingt doch recht ketzerisch, aber vielleicht kommt Ihnen ja die folgende Situation bekannt vor:

Sie sind im Büro und Ihr Schreibtisch ist voll mit Arbeit. Der Posteingang quillt über und gefühlte 50 Mails müssen noch bis zum Arbeitsende beantwortet werden. Gleichzeitig stehen die Arbeitskollegen an Ihrem Tisch Schlange. Sie fühlen sich gestresst, versuchen die verlorene Zeit aufzuholen, indem Sie das Mittagessen ausfallen lassen, das wiederum zum Nachlassen Ihrer Konzentration führt. Zu guter Letzt häufen sich die Fehler und die Idee, Zeit aufzuholen und dadurch schneller zu sein, zerfällt.

Vielleicht ist dieses Szenario etwas überspitzt, doch mitunter auch keine Seltenheit. Ich kann Ihnen nicht versprechen, das das, sollten Sie Blog für Blog lesen, in Zukunft nicht mehr eintritt. Doch ich kann Ihnen zeigen, wie Sie jede Störung, jede zusätzliche Aufgabe und jede ungeplante Situation die eine Welle in Ihrer inneren Ruhe auslöst, rasch zum Abklingen bringen können.

Dadurch lässt sich die Blockade, die in Ihrem Kopf existiert und mit der Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen, entfernen und Sie können erneut mit voller Konzentration wieder an Ihre Arbeit gehen.

David Allen, der Erfinder der Methode "Getting Things Done", beschreibt es in seinem Buch wie folgt:

Im Karatesport gibt es ein Bild, mit dem man die Stellung vollkommener Bereitschaft umschreibt: ein "wasserklarer Geist". Stellen Sie sich vor, Sie werfen einen Kiesel in einen stillen Teich. Wie reagiert das Wasser? Nun, es reagiert vollkommen angemessen auf Kraft und Masse der Eingabe, dann kehrt es in den Ruhezustand zurück. Es reagiert weder über- noch untertrieben. Ihre Fähigkeit, Energie bereitzustellen, entspricht genau Ihrer Fähigkeit, sich zu entspannen. Wasser ist, was es ist, und es macht, was es macht. Es kann einen überwältigen, wird aber nicht überwältigt. Es kann ruhig sein, doch es ist nicht ungeduldig. Es kann gezwungen werden, seinen Lauf zu ändern, doch es ist nicht frustriert. Verstehen Sie? Die Kraft eines Karateschlags kommt von der Geschwindigkeit, nicht von den Muskeln; sie stammt aus einem fokussierten »Knall« am Ende der Peitschenschnur. Deshalb können zierliche Personen lernen, Bretter und Ziegelsteine mit den Händen zu zertrümmern: Dazu sind keine Schwielen oder rohen Kräfte erforderlich, nur die Fähigkeit, durch Tempo einen konzentrierten Schlag zu erzeugen. Ein gespannter Muskel ist jedoch langsam. Auf den höheren Ausbildungsstufen der Kampfsportarten lehrt und fordert man folglich Gleichgewicht und Entspannung ebenso sehr wie alles andere. Entscheidend ist es, den Geist zu klären und flexibel zu sein. Alles, was einen veranlasst, über- oder untertrieben zu reagieren, kann einen kontrollieren – und tut es auch oft. Wenn Sie unangemessen auf elektronische Post, die Gedanken über das, was Sie tun müssen, und Ihre Kinder oder Ihren Boss reagieren, wird weniger herauskommen, als Sie das gerne hätten. Die meisten Menschen widmen den Dingen entweder mehr oder weniger Aufmerksamkeit, als diesen zukommt, einfach weil sie nicht mit einem "wasserklaren Geist" arbeiten.

(Allen, David. Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag.)

Mir selbst erging es in der letzten Woche ähnlich. Im Grunde genommen waren meine Aufgaben und Projekte sauber aufgesetzt und die Meilensteine geplant. Selbst der Kunde war informiert. Nun ist es mit Kunden gerne mal so, dass diese versuchen, das Maximum herauszuholen - und wenn man zur Not über eine vorgesetzte Person gehen muss. Man kann es ja einmal versuchen. Und wie in meinem Fall, mein Vorgesetzter ist ein überaus optimistischer Mensch, hatte der Kunde damit Erfolg. Meine Meilensteinplanung war überflüssig, der Kunde glücklich (und damit auch mein Vorgesetzter) und die Arbeit blieb auf meinem Tisch.

Gleichzeitig wurden kurzfristig vor Terminen noch unmittelbar vorher Aufgaben verteilt. Kurioserweise betraf es auch einen Termin mit Projektleitern, die eigentlich dafür ausgebildet sein sollten, Termine ordentlich und fristgerecht zu planen. Aber die Realität sieht eben anders aus.

Für mich bedeutete es in jedem Fall:

• Aufgaben und Termine umplanen und neu priorisieren

• Von allen anderen Dingen, die nicht meine Prioritäten waren, abgrenzen

• Nach freien Ressourcen suchen, die meine Aufgaben übernehmen konnten

Solche "Peaks" kommen immer wieder vor und es ist normal im Berufsleben, dass nicht alles bis in die letzte Ecke planbar ist. Auch kann es durchaus einmal nötig sein, am Wochenende zu arbeiten, damit alles termingerecht fertiggestellt werden kann. Von solchen Ausnahmen und Sonderfällen möchte ich aber nicht sprechen. Es geht darum, dass sie nicht zur Gewohnheit werden dürfen.

Die Werkzeuge, von denen ich Ihnen erzähle, helfen uns, das System aufrecht zu erhalten. Sie verlagern Ideen, Aufgaben und Termine in die Tools, damit sich Ihr Gehirn auf die Arbeit konzentrieren kann und nicht mit dem "Halten der Informationen" beschäftigt ist.

Wir werden mit diesem System in der Lage sein, Prioritäten herauszufinden, die Aufgaben danach zu sortieren in Ihre Wochenplanung einfliessen zu lassen.

Lassen Sie es nicht zu, dass Andere Ihren Tag bestimmen. Ihre Kollegen versuchen mit solchen "fiesen" und "eigennützigen" Attacken nur, Ihre eigenen Interessen zu verfolgen. Und die Unfähigkeit, dass Ihre Kollegen ihre eigene Planung selbst nicht im Griff haben, muss nicht zu Ihrem Problem werden.

Installieren Sie das System und nutzen Sie die Werkzeuge, die Sie benötigen. Bauen Sie gleichzeitig Gewohnheiten auf, die Sie vor unplanbaren Aktionen besser abschirmen können. Gewohnheiten helfen Ihnen, einen Rahmen in Ihrem Tagesablauf aufzubauen. Dadurch können Ihnen die Sonderfälle, die dann noch erscheinen, nicht mehr so viel anhaben. Sie entstehen, wenn ein Verhalten immer und immer wiederholen, bis sie selbstverständlich werden. Dieser Vorgang dauert im Durchschnitt etwas mehr als 2 Monate.

Zur Zeit programmiere ich mich, dass ich meine sportlichen Aktivitäten vor der Arbeit erledige. Ich setze mir das Ziel für 20 Minuten an den Wochentagen zu trainieren. Dadurch fühle ich mich am Abend nicht mehr so gestresst, wenn der Tag nicht so verläuft, wie geplant. Das protokolliere ich in einem Journal.

Denken Sie bei Ihrer Planung immer zuerst an sich, Ihre Familie und erst dann an die Arbeit. Und vergessen Sie sich nicht dabei.