Gewohnheiten und ein Setup...

In den letzten Wochen haben Sie zwar von mir erfahren, wer ich bin, was meine Idee zu diesem Blog war und was man mit einem gesunden WORK-BALANCE-SHAKE erreichen könnte, doch hilft Ihnen das im Moment noch relativ wenig. Sicherlich bin ich auch nicht der Erste und der Letzte, der den goldenen Schlüssel zu einem erfüllteren Leben hat - das habe ich selbstverständlich nicht, ganz nebenbei gesagt. Immer wieder ertappe ich mich selbst dabei, wie ich versuche, meinen selbst gesteckten Rahmen zu dehnen, wie ich meine Routinen, zu Gunsten höher priorisierter Aufgaben, vernachlässige und ich meine eigenen Projekte für andere nach hinten stelle. Doch erkenne ich dann relativ schnell, dass ich meinen Fokus wieder auf mein System ausrichten muss, das ich mir in den letzten Monaten eingerichtet habe und ich wieder konsequenter nutzen muss.

Dieses System ist der Rahmen, das Framework, dass die Grundlagen bereitstellt. Diese Basis, die aus wiederkehrenden Routinen, täglichen, wöchentlichen und monatlichen Rückblicken und Prüfungen und bestimmten Methoden zum Sammeln, Verarbeiten und Abarbeiten von Aufgaben besteht, ist unveränderbar.

Gleichzeitig muss es das System dennoch erlauben, sich auf geänderte oder erweiterte Bedürfnisse adaptieren zu lassen. Dies kann durch den Einsatz neuer Software, die Anwendung neuer Methoden und Techniken, durch Änderungen im privaten oder beruflichen Umfeld, oder nach einem Review des gesamten Systems sein. Ich unterziehe mein Framework nach ca. 6 - 12 Monaten einer gründlichen Prüfung - Gutes wird beibehalten, Schlechtes gilt es zu verbessern.

Doch was braucht es denn nun, damit wir ein entsprechendes Setup installiert, gute Gewohnheiten programmiert und eine Methodik entwickelt haben, mit der wir schnell und einfach Aufgaben priorisieren können. Aus meiner eigenen Erfahrung kann ich sagen, dass ich an 3 elementaren Grundlagen arbeiten musste:

  • Ein sicheres und vertrauenswürdiges System zum Sammeln und Aufbewahren von Ideen, losen Enden und Aufgaben
  • Eine zuverlässige Methode, wie man die täglichen Informationen, die wie ein Tsunami auf einen einschlagen, behandeln und zuverlässig verarbeiten kann. Eine Methode, die aufgrund ihrer Struktur in der digitalen, als auch analogen Welt bestehen könnte und so flexibel ist, dass sie auch in Jahren noch nutzbar ist. 
  • Das Programmieren "guter Gewohnheiten". In dem wir uns vorstellen, wie ein Athlet zu denken und ein Athlet zu sein, handeln wir wie ein Athlet. Dieser Prozess ist der schwierigste und auch langwierigste. Anders als eine Zielplanung, in der wir uns vornehmen, bis zum Ende unseres Arbeitslebens, eine bestimmte Summe X auf dem Bankkonto zu haben, transformieren wir uns in das Leben als Pensionär. Wie leben wir dann? In einem kleinen Cottage an der Küste Irlands, oder im Winter in Australien, während wir den Sommer in der Schweiz verbringen? Das liegt an uns. Aber durch das "in sich hineinversetzen" in eine bestimmte Situation, programmieren wir uns neu und handeln anschliessend so, dass wir mit atomaren Änderungen unserer Gewohnheiten diesen Zustand erreichen. Zu diesem Thema hat der Autor James Clear ein ausgezeichnetes Buch, ATOMIC HABITS, geschrieben. Da mich das Thema aktuell sehr beschäftigt, werde ich vermutlich in den nächsten Wochen eine Buchrezension veröffentlichen.

Sicherlich gibt es viele Interpretationsmöglichkeiten von einem stressfreien Leben. Und nicht jeder möchte im Alter das gleiche Leben führen. Daher sind die Motive und die Ziele vielfältig. Für mich sind folgende Punkte relevant und gelten in meinem privaten und beruflichen Umfeld:

  • Ich möchte als zuverlässig gelten - integer sein. Dazu zählt das Einhalten von Terminen, z. B. der Hochzeitstag mit meiner Frau, die Geburtstage der Menschen, die mir nahe stehen, aber auch das Erledigen von übertragenen Aufgaben. Wie oft passiert es Ihnen, dass Sie im Büro alles im Griff haben, aber beim privaten Einkauf die Hälfte aller Sachen vergessen, die Sie mitbringen sollten.
  • Ich will mein Gehirn dazu verwenden, Neues auszuprobieren, Ideen zu verwirklichen und mich selbst weiterzuentwickeln. Der menschliche Geist ist unglaublich, wenn es darum geht, Ideen zu entwickeln. Wir, die die einzigen Lebewesen sind, die sich in die Situation anderer hineinversetzen können, haben ein unbeschreibliches Potential von Möglichkeiten, wie wir Ideen verwirklichen können, wir anderen Menschen mit diesen Ideen helfen können, dass es fast schon unverschämt ist, seinen Kopf dazu zu verwenden, sich Dinge zu merken und diese nicht zu notieren. Das Gehirn ist grossartig darin, Ideen umzusetzen, nicht, sich diese zu merken.
  • Ich will in der Situation, in der ich gerade bin, mit voller Aufmerksamkeit sein. Ich will die wenige Zeit, die ich mit meiner Familie habe, dazu nutzen, nicht an die Arbeit zu denken. Nur dann, wenn ich ganz bei der Sache bin, kann ich authentisch sein.
  • Meine Mitmenschen sollen mich als ehrliche und freundliche Person erleben. Ich glaube, dass schlechte Gedanken, Intrigen, selbstsüchtiges Handeln etc. sich irgendwann gegen einen selbst richten. Wir sollten versuchen, jeden Tag ein paar GUTE KARMA PUNKTE zu sammeln.
  • Ich will das tun was mir Spass macht und mit den Menschen Zeit verbringen, die mir wichtig sind. Auch das will ich nicht nur auf mein privates Umfeld anwenden. Ich liebe meine Arbeit und ich finde die Menschen, mit denen ich arbeite, inspirierend. Das gibt mir die Möglichkeit zu lernen, mich zu entwickeln.

Damit wir Ideen sammeln, uns an Termine erinnern und als zuverlässig angesehen werden, benötigen wir folgende Elemente. Ich will nicht von Programmen oder Apps reden. All das könnte man auch analog und mit Blatt und Stift realisieren:

  • KALENDER
    Dieser bildet das zentrale Element unseres Systems. In ihm wird unsere eigene Ressource geplant. Wir entscheiden im Kalender, ob wir Sport machen, mit unserer Familie in die Ferien fahren oder an einem beruflichen Termin teilnehmen können. Das, was in kleinen Blöcken darin eingetragen ist, ist unsere Lebenszeit, unsere Energie oder auch unser Schlaf.
  • ZENTRALER EINGANG
    Diese zentrale Inbox wird in unserer heutigen Zeit vermutlich durch das Posteingangsfach des Mail-Programms dargestellt. Wir haben berufliche und private Mail-Konten (vermutlich auch in x-facher Ausführung), die wichtige Informationen, Unterlagen, aber auch unvergessliche Fotos enthalten können. Leider sind wir noch nicht an dem Punkt, an dem wir alles in digitaler Form erhalten und ablegen können. Zu oft existieren noch Policen von Versicherungen, physischen Rechnungen und ausgedruckten Formularen. Aus diesem Grund ist es ratsam, sich einen weiteren EINGANG in physischer Form einzuplanen. Grundsätzlich gilt: Die Anzahl der Posteingänge sollte so viel wie nötig, so wenig wie möglich sein. Wir müssen schnell und einfach an die entsprechenden Informationen kommen, um sie genau so schnell und einfach weiterverarbeiten zu können
  • MAIL-PROGRAMM
    Wie im Abschnitt ZENTRALER EINGANG erwähnt, wird der Grossteil an Informationen über Mails ankommen. Daher sollte man sich ein MAIL-PROGRAMM seiner Wahl einrichten. Jedes Betriebssystem stellt einen kostenfreien MAIL-KLIENTEN zur Verfügung, der die Anforderungen bei Weitem erfüllt. Vielleicht mit unterschiedlichem Fokus und unterschiedlichem Handling. Doch die Mail-Programme von APPLE, MICROSOFT und Konsorten sind ausgezeichnet darin, Mails zu empfangen und sie dann weiterzuverarbeiten.
  • TODO-LIST MANAGER
    In einer Todo-App werden die zu erledigenden Aufgaben organisiert, priorisiert und anschliessend terminiert. Wobei letzter Punkt in Zusammenarbeit mit dem KALENDER erfolgen kann. Die Auswahl an solchen Programmen ist endlos. Von kostenlos, über einmalige Zahlung bis zum jährlichen oder monatlichen Abo. Jedes Programm hat seinen eigenen Charme, wurde ggf. auf Basis einer bestimmten Methode aufgebaut. Aus meiner Sicht sollte ein Todo-List-Manager gut in folgenden Punkten sein:
    • Aufgaben sollten sich schnell und einfach erfassen lassen
    • Klare und schöne Optik
    • Renommiertes Unternehmen
    • Flexibel, so dass es sich an die eigenen Bedürfnisse anpassen kann

  Um es mal zu verdeutlichen - im letzten Jahr habe ich folgende Programme getestet (keine
  Garantie auf Vollständigkeit): Todoist (mein Favorit), NirvanaHQ (meine Nummer 2),
     Toodledo, OrganizePro, Asana, Trello, Wunderlist, Meistertask, Momentum, Evernote, Nozbee,
     FacilThings, GTDNext, Outlook Tasks, 2Do, TickTick, AnyDo, RememberTheMilk, Things, 
     ZenDone etc. 

  • NOTE-TALKING-APP
    In diesem Programm werden Notizen zu einem Projekt, die eigenen Ideen oder einfach nur Rezepte für den Krümmelmonsterkuchen, oder die Anleitung, mit der man Knete selbst macht, abgelegt. Ähnlich wie der TODO-LIST-MANAGER existieren auch hier auf dem Markt unzählig viele Variationen. Mein klarer Favorit, wenn auch nicht ganz günstig, ist EVERNOTE PREMIUM. Auf die Vorteile dieses Programms kommen wir an anderer Stelle.
  • CLOUD-SPEICHER
    Wir arbeiten überall und immer. Oft brauchen wir gerade dann eine Datei, wenn wir unterwegs sind, aber unser Notebook zu Hause ist. Stellen Sie sich vor, sie verreisen und benötigen eine Kopie Ihres Reisepasses, weil dieser gerade verloren ging. Mit einem Cloud-Speicher können Sie wichtige Dokumente ablegen und von überall aus, Internetzugang vorausgesetzt, darauf zugreifen.

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Ich glaube, dass es sinnvoll ist, sich über einen längeren Zeitraum mit den Programmen, für die man sich bewusst entschieden hat, auseinanderzusetzen und diese langfristig zu nutzen. Die Anzahl solcher Programme auf dem Markt ist riesig und nichts ist schlimmer, als seine Daten in regelmässigen Abständen in ein anderes System migrieren zu müssen. Das kostet unnötig Zeit und die Gefahr, dass Daten und Informationen verloren gehen, ist grösser. Ich bin seit 2012 EVERNOTE-Benutzer. Ich verfolge die Geschehnisse um die Firma in den letzten Monaten intensiv. Dennoch glaube ich, dass EVERNOTE wieder zu dem wird, was es anfangs war. Solange EVERNOTE am Markt vertreten ist, und ich glaube, dass das noch lange so bleiben wird, besteht für mich kein Grund meine Notizen in ein anderes System zu überführen. Auch, wenn es ausgezeichnete Programme auf dem Markt gibt, z. B. NOTION.

Software sollte nie kompliziert sein. Ist sie es, verliert man schnell den Spass. Ist der Spass weg, nutzt man sie nicht mehr oder nur mit grossem Widerstand. Das ist nicht der Sinn. Sie muss intuitiv, leicht zu erlernen und auf seine eigenen Anforderungen anpassbar sein. Bedenken Sie immer:

"Das System muss Ihre Prozesse unterstützen, sie sollten ihren Prozess nie einem Programm anpassen."

Damit einhergehend existieren diverse Methoden, wie man Aufgaben priorisiert oder bearbeitet: EISENHOWER-MATRIX, POMODORO-Technik, GTD (GETTING THINGS DONE), COD (COLLECT-ORGANISE-DO), INBOX ZERO etc. Wir werden in nächster Zeit ein paar dieser Methoden kennenlernen, da man, wie ich finde, sich das Beste von jedem System ansehen und nutzen sollte.

Meine Präferenz ist ein System, welches auf den Namen COD hört. Es basiert auf David Allen's GETTING THINGS DONE und wurde von Carl Pullein weiterentwickelt. Mittels dieser 3 Bestandteile COLLECT-ORGANISE-DO lassen sich effizient und schnell Aufgaben sammeln und priorisieren.

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Sie sehen - es gibt viel zu tun. Obwohl es ein langer Weg ist, werden wir mit kleinen Schritten beginnen und das System nach und nach aufbauen, uns mit den einzelnen Komponenten auseinandersetzen, damit Sie den Zweck verstehen und sehen, wie  das System Sie am Besten unterstützen kann.

Freuen Sie sich schon auf die Zeit, in der Sie weder Aufgaben, noch Termine vergessen. Tage, an denen Sie ein stressfreieres Leben mit den Menschen, die Ihnen wichtig sind, verbringen können.

Ich freue mich auf Ihre Begleitung...