Teil 1: Ihre wichtigsten Werkzeuge - Der Kalender
In den letzten Wochen haben wir uns viel mit den Grundlagen beschäftigt, über ein System philosophiert, dass Ihnen helfen kann, organisierter zu werden und zu bleiben und etwas von Gewohnheiten gehört, die es gilt, zu analysieren und negative Gewohnheiten in positive umzuwandeln.
Gehen wir nun den nächsten Schritt und starten, das System von der Basis an aufzubauen. Die Artikel der nächsten Wochen werden sich mit den Tools befassen, die für das System selbst notwendig sind.
Da ich mein System im Grundsatz mit Hilfe von Applikationen und digital am Leben erhalte, möchte ich auch vorrangig die digitalen Optionen beleuchten. Dennoch nutze ich in letzter Zeit auch ein handschriftliches Journal, in dem ich regelmässig meine Aktivitäten protokolliere. Wir werden uns sicherlich an anderer Stelle mit den Möglichkeiten von analogen Werkzeugen befassen, im Fokus liegt aber momentan die Verwendung von Programmen.
Aber bedenken Sie immer:
"Ein System, dass mit Papier und Stift funktioniert, funktioniert auch in der digitalen Welt."
Auf der anderen Seite, können Sie das beste und komplexeste Programm nutzen - wenn Sie auf kein zuverlässiges System zurückgreifen können, wird ihnen das Programm oder die App nicht weiterhelfen können.
Verwenden Sie bitte nur die Werkzeuge, mit denen sie sich identifizieren und die Ihnen Freude bereiten.
Welche Werkzeuge sind denn das nun genau, von denen ich spreche?
Kalender
ToDo-List Manager
Note-taking App (oder ein Noizbuch)
Cloud-Speicher
Mail-Programm
Lassen Sie uns starten und uns in diesem Beitrag das erste Werkzeug, den Kalender, näher betrachten.
Egal ob sie den elektronischen Kalender Ihres Smartphones, Notebooks oder einen Terminplaner aus Papier nutzen - die folgende Regel ist elementar und entscheidend für Ihr System.
"What goes on your calendar gets done!"Ihr Kalender ist Ihr heiliges Hoheitsgebiet und was immer in Ihrem Kalender steht, wird gemacht. Das ist die Denkweise, die Sie benötigen, wenn Sie Ihr Setup für den Kalender konfigurieren.
Mit dem Kalender planen Sie nicht nur Ihre eigenen Ressourcen. Sie entscheiden, wem Sie Zeit schenken und zu welchen Zeiten Sie das tun möchten.
Ein ToDo-List-Manager (auf den wir im nächsten Artikel eingehen) ist, technisch gesehen, nur eine optionale Liste in der Aktionen aufgeführt sind. Sie gibt aber keinerlei Auskunft darüber, zu welcher Uhrzeit sie umgesetzt werden. In diesem Programm tragen und organisieren Sie ausschliesslich die Aufgaben, die Sie umsetzen müssen.
Kalender können Sie schnell, unproblematisch und kostenfrei einrichten. Sie können entscheiden, ob Sie einen web-basierten Kalender, also einen Kalender, der nur über das Internet erreichbar ist, oder einen Kalender, der Bestandteil einer Softwarelösung, z. B. Outlook von Microsoft, das in der Office-Suite enthalten ist, nutzen möchten. Es hängt davon ab, ob Sie relativ leicht auf das Internet zugreifen können oder ob Sie lieber mit installierten Programmen auf Ihrem Computer, die auch offline nutzbar sind, arbeiten möchten.
Die Beispiele in den Artikeln mache ich über ein gmail-Konto von Google. In der Praxis existieren eine Reihe ausgezeichneter und sehr leistungsstarker Kalender, meist in Kombination mit einem E-Mail-Konto. Sie können gerne einen näheren Blick darauf werfen und nach Ihrer persönlichen Präferenz entscheiden.
Google Kalender (sehr viele gute Funktionen und sehr leistungsstark)
Outlook.com
Apple Kalender (bietet intelligente Verknüpfungen der verschiedenen E-Mail-Konten an einem zentralen Ort an)
Office 365: Outlook (kostenpflichtiges Abonnement von Microsoft). Da ich die Office-Produktpalette sehr leistungsstark finde, verwende ich die gesamte Suite.
Grundsätzlich sollten Sie immer zwei Kalender führen: Einen privaten und einen beruflichen Kalender
"Behandeln Sie Ihre privaten Termine immer vorrangig und planen Sie zuerst in Ihrem privaten Kalender!"
Private Termine, die Sie für Ihre Familie oder sich selbst planen (ein Mittagessen mit der Frau, ihre Trainingseinheit beim Joggen oder der Zeit-Blocker, den Sie sich setzen um an Ihren Zielen weiterzuarbeiten) sollten immer wichtiger sein. Planen Sie daher Ihre Aktionen für die kommende Woche (beim wöchentlichen Rückblick) immer zuerst. Danach sind Ihre beruflichen Termine an der Reihe.
Leider kommt es in der heutigen Zeit zu häufig vor, dass geschäftliche Verpflichtungen die Oberhand gewinnen und damit auch Ihre persönliche Zeit kontrollieren. Versuchen Sie das, so gut es geht, zu vermeiden.
Sicherlich kommt es immer wieder zu Situationen, in denen Sie ein wichtiges und grosses Projekt abschliessen müssen, das Ihre gesamten Ressourcen benötigt. Oder Ihr Chef kommt in letzter Sekunde mit einem dringenden Auftrag, den Sie umsetzen müssen. Ihr System wird in der Lage sein, diese Ausnahmen zu meistern. Lassen Sie diese Ausnahmen aber nicht zur Gewohnheit werden.
Wie Sie an meinem Beispiel-Kalender erkennen können, habe ich meine Termine in private Termine (grau dargestellt) und berufliche Termine (rot dargestellt) eingeteilt. Vielleicht haben Sie auch bemerkt, dass ich am Nachmittag und am Abend ein kleines Zeitfenster reserviert habe, das sich "The Golden 10" nennt. Dieses Konzept stammt aus dem System von Carl Pullein und dient dazu, seine Aufgaben in 10 Minuten zu organisieren und für den nächsten Tag zu priorisieren. Wir werden später noch näher auf das System zu sprechen kommen. Am Ende meines Arbeitstages verarbeite ich die über den Tag gesammelten Ideen und Dinge, die ich nicht vergessen wollte in meinem To-Do-List Manager und plane den nächsten Tag. In meinem beruflichen Umfeld kann es aber durchaus häufig vorkommen, dass ich, nachdem ich das Büro verlassen habe, E-Mails und Anfragen von Kunden oder Kollegen erhalte, die möglicherweise wichtiger sind, als die Aufgaben, die ich für den nächsten Tag priorisiert habe. Das Zeitfenster kurz vor dem Ins-Bett-Gehen dient daher dazu, nochmals kurz die Mails zu prüfen und ggf. Aufgaben nochmals in Ihrer Priorität anzupassen, resp. den Posteingang meines E-Mail Programms zu leeren und somit den Tag mit Inbox Zero zu beenden. Natürlich ist es nicht zwingend notwendig dies vor dem Schlafengehen zu erledigen. Wenn Sie gut damit zurecht kommen, können Sie diese 10 Minuten auch am Ende Ihres Arbeitstages einplanen.
Am Ende der Woche blicken Sie in einem längeren Review auf die Woche zurück. Sie prüfen, ob Sie Ihre persönlichen Termine wahrgenommen haben - es gibt keine Entschuldigung, denn
"What goes on your calendar gets done!"
Aber vielleicht haben Sie bemerkt, dass Sie sich vielleicht etwas zu viel zugemutet haben und Sie etwas in Stress geraten sind, weil Sie von einem Termin zum nächsten hetzen mussten. Für die neue Woche können Sie daher versuchen, weniger Termine auf die einzelnen Tage zu legen.
Ein wöchentlicher Review hilft Ihnen, die kommende Woche zu gestalten. Anhand Ihres ToDo-List Managers sehen Sie die Aufgaben, die in Ihren Projekten oder Zielen anstehen und Sie entscheiden, an welchen Tagen Sie die Umsetzung durchführen möchten. Ein gutes Mittel sind sogenannte Zeitblocker in Ihrem Kalender. Mit einem Zeitblocker legen Sie a) fest, dass Sie an diesem bestimmten Projekt oder Ziel vorankommen möchten und b) stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen Ihre Zeit nicht verplanen. Lücken im Kalender bedeutet, wenn andere Personen auf Ihren Kalender Zugriff haben, dass Sie zu dieser Zeit verfügbar sind.
Ich empfehle grundsätzlich den Termin detailliert zu benennen, z. B. PROJEKT A | ENTWICKLUNG: Datenbankabfrage optimieren.
Meine Nomenklatur, also der Aufbau meiner Benennung, ist entweder 2 oder 3-teilig. Bei Projekten ist der 1. Teil die Projektbezeichnung selbst, z. B. PROJEKT A. Der 2. Teil entspricht der Rolle, mit der ich am Projekt arbeite. Ich kann Projektleiter sein, Entwickler etc. Im oberen Beispiel habe ich die Rolle der ENTWICKLUNG. Der 3. Teil ist dann die Beschreibung der eigentlichen Aufgabe, z. B. muss ich eine Abfrage in der Datenbank optimieren oder als Projektleiter einen Statusbericht an den Kunden senden.
Hilfreich ist für mich die Verwendung von Grossbuchstaben für die ersten beiden Teile, die ich mit | voneinander trenne. Somit sehe ich sofort, in welchem Projekt und mit welcher Rolle ich arbeiten muss. Das heisst auch, dass ich entscheide, ob ich mich für den Termin besonders abgrenzen muss. Entwicklungsarbeiten können sehr komplex sein und je störungsfreier Sie arbeiten können, um so besser wird Ihr Ergebnis werden.
Termine, die ich für Ziele definiere, setzen sich nur aus zwei Teilen zusammen, z. B. ZIEL A | Aktion B, wobei ich auch hier wieder das Ziel selbst in Grossbuchstaben formuliere.
Anhand Ihres Kalenders können Sie nun die Lücken füllen und Ihre Ziele und Themen, die Sie sowohl privat, als auch beruflich, voranbringen, planen und eintragen. Damit geben Sie sich einen verbindlichen Auftrag für die Umsetzung, denn
"What goes on your calendar gets done!"
und sie entwickeln sich und Ihre Projekte weiter und stellen so sicher, dass der nächste Schritt gemacht wird.
Eine Alternative zu der detaillierten Beschreibung der Termine sind Zeitfenster, die sie mit "FOKUS" bezeichnen. Das sollte aber eher die Ausnahme sein, da der Kalender der zentrale Ort ist, in dem Sie Ihre Zeit für konkrete Themen zur Verfügung stellen. Fokusarbeit, also die Zeit, in der Sie sich voll und ganz auf eine Aufgabe konzentrieren und alle möglichen Störfaktoren beseitigen, ist wichtig, aber zu wenig genau beschrieben.
"Machen Sie es sich zu Ihrer Gewohnheit Zeit zu blockieren, um Ihre privaten und beruflichen Projekte und Ziele voranzutreiben."
Ihr Kalender ist ein sehr mächtiges Werkzeug und wenn Sie den Wert dieses Werkzeuges verstanden haben, gibt es nichts, was Sie aufhält Ihren Zielen näher zu kommen. Der Kalender lehrt Sie auch, sich mit den Arbeiten die sie erledigen müssen, auseinanderzusetzen; zu prüfen, wie hoch der Aufwand ist, diese zu erledigen und dann Zeit zu blockieren. Möglicherweise lassen es Aufgaben zu, sie in mehreren Etappen zu bearbeiten, so dass Sie sich 2 oder 3 Termine im Kalender setzen können.
Eine positive Nachricht am Schluss: Wissenschaftliche Studien haben belegt, dass Ihr Gehirn darauf programmiert ist, die Zeit zu benötigen, die Sie ihm vorgeben. Nehmen wir an, dass Sie einen Artikel schreiben möchten und Ihre Schätzung ergeben hat, dass Sie hierfür 4 Stunden benötigen werden. Tragen Sie nun diese 4 Stunden (oder vielleicht 2 Stunden auf 2 Tage verteilt) in Ihren Kalender ein. Ihr Gehirn wird nun darauf programmiert, dass es dieses Zeitfenster hat und es wird dieses Zeitfenster effizient nutzen. Sie werden feststellen, dass Sie nach 4 Stunden fertig sind. Würden Sie sich 8 Stunden geben um den Artikel zu schreiben, wären Sie vermutlich nicht nach der Hälfte fertig, obwohl der Inhalt des Artikels nahezu identisch wäre.
Nutzen Sie Ihren Kalender, um sich und den Menschen, die Ihnen wichtig sind, Zeit zu schenken.