Teil 2: Ihre wichtigsten Werkzeuge - Der ToDo-List Manager (Teil 1)

Im letzten Artikel haben wir uns intensiv mit dem Kalender beschäftigt. Dieses wohl wichtigste Werkzeug hilft Ihnen, Zeit und Ressourcen zu planen. Und nur Sie entscheiden, wem Sie Ihre Zeit schenken möchten und wie Sie diese gestalten wollen.

"What goes on your Calendar gets done."

Dieses Prinzip möchte ich Ihnen nochmal sehr ans Herz legen. Einen Termin, den Sie im Kalender eingetragen haben, nehmen Sie wahr - es sei denn es gäbe medizinische oder familiäre Notfälle.

Heute befassen wir uns mit dem ToDo-List Manager. Schon öfter sind wir in vergangenen Artikeln kurz auf ihn zu sprechen gekommen, aber - was genau ist denn ein ToDo-List Manager?

Ein ToDo-List Manager ist ein System (in unserer heutigen digitalen Welt meistens eine Applikation), das in der Lage ist, Ihre Aufgaben zu erfassen, die erledigt werden müssen. Es hilft Ihnen zum Beispiel Ihr Projekt näher zum Abschluss zu bringen, oder um Ihre Routine-Aufgaben zu verwalten. Abgeschlossene und nicht mehr aktive Elemente werden geprüft und in der Regel abgehakt.

Ein ToDo-List Manager ist also, technisch gesehen, eine Liste mit Aufgaben unterschiedlicher Prioritäten und Kategorien.

Bei der späteren Planung Ihres Tages, ich möchte diesen kleinen Vorgriff machen, dient Ihnen Ihr Todo-List Manager grundsätzlich zur groben Strukturierung, wann Sie welche Aufgaben zur Erledigung vorgesehen haben, z. B. am Vormittag, am Abend, wenn Sie auf dem Nachhauseweg sind. Doch nur über Ihren Kalender definieren Sie, in welchem Zeitfenster Sie diese Aufgabe umsetzen möchten.

In zukünftigen Artikeln werden Sie von verschiedenen Methoden und Systeme hören, die Sie nutzen können, um Struktur in Ihre Aufgabenplanung zu bringen. David Allen, Erfinder der Methode "GTD - GETTING THINGS DONE", bringt es sehr treffend auf den Punkt:

"Your Mind is for having Ideas, not for holding them."

Wann immer eine Idee bei Ihnen aufkommt, sollte Ihr Ziel sein, diese so schnell wie irgend möglich in Ihrem System abzulegen. Anschliessend können Sie sich, und Ihr Gehirn ebenso, wieder den Aufgaben widmen, für die es geschaffen ist: den kreativen Prozessen.

Der ToDo-List Manager ist Ihr Sammel-Werkzeug, in dem alles (und damit meine ich wirklich alles) abgelegt wird. Erst in einem späteren Schritt entscheiden Sie, welche Aktion daraus erfolgt.

Ähnlich Ihrem Kalender ist Ihr ToDo-List-Manager in verschiedene "Bereiche" (oder Basisordner) unterteilt. Ich möchte Ihnen mein Setup vorstellen, mit dem ich seit über einem Jahr arbeite.

• INBOX Hier legen Sie alle Informationen und Ideen ab, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt auf die einzelnen Bereiche verteilen können. Es ist der zentrale Ort für die schnelle Erfassung von Dingen, die Sie aus Ihrem Kopf bekommen müssen. Versuchen Sie Ihre E-Mails automatisiert an die INBOX weiterzuleiten, so dass Sie auch diese im ToDo-List Manager organisieren können. Aus meiner Sicht ist der ToDo-List Manager der beste Ort, um alles zu sammeln.

• ZIELE Hier definieren Sie Ihre Ziele, die Sie sich innerhalb der nächsten 2-3 Jahre vorgenommen haben. Sie wollen am Ende des Jahres fliessend Englisch sprechen, oder alle Lieder des Albums "Brothers In Arms" (Dire Straits) auf Ihrer Gitarre nachspielen? Hier ist der richtige Ort. Definieren Sie Ihr Ziel so exakt es geht und legen Sie den Termin fest, wann das Ziel abgeschlossen ist, z. B. "Ich möchte Ende Juli nur noch 75 kg wiegen."

• PRIVAT

  Hier befinden sich die privaten Aufgaben.

• BERUFLICH Hier befinden sich die beruflichen Aufgaben.

• VIELLEICHT / IRGENDWANN Legen Sie hier die Dinge ab, die aktuell nicht wichtig sind, zu einem späteren Zeitpunkt aber interessant werden könnten. Hier lege ich z. B. auch Coupons oder Gutschein-Codes ab.

• ROUTINEN Dies sind Aufgaben, die Sie zwar regelmässig erledigen müssen, die Sie aber keinen Schritt in Ihrem Projekt oder Ihren Zielen voranbringen. Sie sind nicht wichtig, müssen aber zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden.

Gehen wir nun in mein Setup und meine Basisordner, die ich aktuell verwalte. Innerhalb Ihrer Basisordner können Sie weitere Unterverzeichnisse anlegen, die Ihnen helfen, Aufgaben strukturierter zu erfassen.

Versuchen Sie, nicht zu komplex zu denken, zu viele Unterverzeichnisse zu führen. In der Regel sollte es ausreichend sein, wenn Sie unter Ihrem jeweiligen Basisordner ein Unterverzeichnis anlegen.

Sehen wir uns als Beispiel den Basisordner ROUTINEN an.

Meine ROUTINEN sind unterteilt nach täglichen, wöchentlichen und monatlichen Routine-Aufgaben. Zusätzlich habe ich, vielleicht erinnert sich der ein oder andere Leser noch daran, ein TICKLER-Verzeichnis.

Unter tägliche Aufgaben fallen z. B. die Planung der nächsten Schritte und Aktivitäten am Tagesende (THE GOLDEN 10 - die goldenen 10 Minuten), oder die Bearbeitung meines E-Mail-Verzeichnisses ACTIONS THIS DAY (wir werden in einem späteren Artikel noch genauer auf die Verzeichnisstruktur unseres Mail-Programmes eingehen).

Wöchentliche Routineaufgaben beinhalten unter anderem die Aktualisierung bestimmter Listen in meiner Arbeit und monatliche Aufgaben könnten vielleicht Quartalsberichte sein, die Sie bearbeiten und abgeben müssen.

Ein TICKER-File ist ein historisches Überbleibsel aus der Zeit physischer Dateiablagen. Es ist ein Ablagesystem, dass sich aus 43 Ordnern (oder Ablagemappen) zusammensetzt. Die Summe ergibt sich aus der Anzahl der Monate Januar - Dezember und den maximalen Tagen eines Monats (31 Tage). Jeden Tag wird der aktuelle Tagesordner geleert und an der Rückseite des Sets platziert. Zu Beginn eines neuen Monats werden die Elemente für diesen Monat aus dem Monatsordner entfernt und in den entsprechenden Tagesordnern abgelegt. Die Methode dahinter ist, dass ich eine Aufgabe für die Prüfung und/oder Bearbeitung in der Zukunft terminiere.

Nehmen wir an, dass Ihre Lieblingsband bald auf Tournee geht - Karten können Sie aktuell aber nicht kaufen, sie wissen aber vielleicht den ungefähren Zeitraum, wann die Tickets verkauft werden. Nehmen wir an, das wäre der August 2019. Nun legen Sie einen Zettel in die Ablagemappe AUGUST. Sie müssen sich nun aktuell keine Gedanken mehr machen. Wenn der August gekommen ist, sehen Sie Ihren Zettel, der Sie daran erinnert, nach Karten Ihrer Band zu schauen. Sie prüfen es und leider findet noch kein Verkauf statt. Nun legen Sie den Zettel z. B. in die Ablagemappe 15 (für den 15. August). Wenn der 15. August gekommen ist, prüfen Sie die Verfügbarkeit erneut.

Neben Ihren Routine-Aufgaben verwalten Sie aber auch Aufgaben, die einem Projekt zugehören.

Projekte können privat, die Planung der Sommerferien 2019, oder beruflich sein. Für Ihre Struktur im ToDo-List Manager legen Sie daher einfach einen Basisordner für Ihre privaten und einen für Ihre beruflichen Aufgaben (PERSONAL und WORK) an.

Hier habe ich als privates Projekt die Planung der Sommerferien 2019 und das Schreiben eines Romans exemplarisch hinterlegt.

Ein Projekt ist grundsätzlich ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben mit Anfangs und Endtermin. Es werden Zeit, Ressourcen, Risiken etc. berücksichtig, um dieses Ziel zu erreichen.

Gleichzeitig haben wir in unserem Leben Bereiche, in denen wir uns häufig und in wiederkehrenden Abständen aufhalten. Das können Hobbies, die Familie, Finanzen (die jährliche Steuererklärung ) sein. In gewisser Weise und mit einer gewissen Perspektive sind es auch projektähnliche Vorhaben. Allerdings möchte ich Ihnen ein Konzept vorstellen, dass ich seit ca. 6 Monaten implementiert habe und das meine Aufgabenstrukturierung extrem vereinfacht hat.

Das Konzept heisst AREA OF FOCUS. Manchmal auch als AREA OF RESPONSIBILITY bezeichnet.

Jeder von uns übt beruflich oder privat verschiedene Rollen aus. Ich kann gleichzeitig im Büro Entwickler, Supporter oder Projektleiter sein, genauso wie ich zu Hause Finanz-Chef, Papi oder Ehemann bin. Diese Fokusbereiche sind im eigentlichen Sinne keine Projekte, eher Vorhaben, die sie in regelmässigen Abständen einer Wartung unterziehen, prüfen und ggf. modifizieren.

Im Fokusbereich FINANZEN lassen sich somit Aufgaben wie: Steuererklärung schreiben und Überweise Schulgeld meiner Tochter zusammenfassen.

Das Konzept der Fokusbereiche hat mir persönlich sehr geholfen, Aufgaben klarer zu strukturieren. Hinzu kommt, dass ich meine beruflichen Aktivitäten ebenfalls nach einem Rollenkonzept ausrichten kann. Ich habe an 2 Tagen in der Woche Support, jeweils Dienstag und Mittwoch. Somit versuche ich, Aufgaben in meinem ToDo-List Manager, die den Support betreffen, meinem Fokusbereich *SUPPORT zuzuteilen und diese entweder auf Dienstag oder Mittwoch zu terminieren.

Im Basisordner GOALS planen und definieren Sie Ihre Ziele, z. B. bis 31.05.2019 das Gewicht auf 75 kg reduzieren, eine neue Sprache lernen oder mehr Zeit mit der Familie verbringen. Schreiben Sie Ihre Ziele (und das gilt auch für Aufgaben) stets unmissverständlich und so exakt wie möglich. Das Ziel "Reduziere mein Gewicht bis Sommer" ist weder genau, noch sagt es etwas darüber aus, bis wann Sie das Ziel erreicht haben wollen. Die Formulierung lässt Ihnen schon Spielraum nicht handeln zu müssen. Hingegen: "Reduziere bis 30. Juni mein Gewicht auf 75 kg" ist äusserst klar und ebenso terminiert. Am 30. Juni stellen Sie sich auf die Waage - genau dann überprüfen Sie, ob Sie Ihr Ziel erreicht haben oder nicht.

Im nächsten Artikel kommen wir auf die korrekte Formulierung Ihrer Aufgaben und Ziele zu sprechen. Wir sehen uns Ihre "losen Enden" an und legen diese im ToDo-List Manager ab.

Bleiben Sie interessiert - es wird sich lohnen...