Teil 3: Ihre wichtigsten Werkzeuge - Der ToDo-List Manager (Teil 2)
Die Art, wie Sie Ihre Aufgaben formulieren, ist ein wesentlicher Bestanteil Ihrer Arbeit bei der Erfassung Ihrer Aufgaben. So knapp, aber präzise, wie möglich - das ist die Kunst. Dadurch verhindern Sie, dass "lose Enden" in Ihrem Kopf herumschwirren, die Ihr Gehirn primär in irgendeiner Weise zu halten versucht. Und das meist auf Kosten Ihrer kreativen Denkprozesse geht.
Und damit Sie sehen, dass ich in meinem ToDo-List Manager mit dem gleichen Setup arbeite, habe ich hier noch einen Screenshot für Sie.
Wie ich bereits erwähnt habe, landen in der INBOX alle "losen Enden" - erst zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden Sie, ob es sich tatsächlich um eine Aufgabe handelt; dann organisieren Sie diese innerhalb des ToDo-List Managers; oder ob es ggf. auch eine Idee ist. Diese wiederum wird im Notiz-Programm abgelegt und kann dann aus dem ToDo-List Manager entfernt werden.
Lassen Sie sich nicht verwirren - zwischen meiner Inbox und den Basisordnern (Projects) bietet das Programm *TODOIST (ich nutze die Premium-Version) zusätzliche Suchfilter an, die sich als Favoriten speichern lassen. Diese Favoriten arbeite ich entsprechend Ihrer Priorität von oben nach unten ab: Zuerst kommt die Tagesaufgabe (OBJECTIVES), die Sie unter allen Umständen (ausser es handelt sich um einen medizinischen Notfall) erledigen werden. Der Filter TODAYS FOCUS bündelt alle weiteren wichtigen Aufgaben. NEXT ACTIONS liefert Ihnen die jeweils nächste Aufgabe in Ihren Projekten. In einem Projekt können viele Aufgaben vorhanden sein. Aber nur eine Aufgabe definiert den nächsten Schritt im Projekt. TODAYS ROUTINES zeigt Ihnen, wie bereits erwähnt, Aufgaben an, die gemacht werden müssen, die Sie aber keinen Schritt näher an Ihr Projektziel bringen. Den Punkt GOLDEN 10 werden wir uns in einem späteren Beitrag näher ansehen. Er hat mit einer Methode zu tun, wie Sie Ihre Aufgaben für den nächsten Tag definieren und priorisieren.
Meine persönlichen Fokusbereiche. Hier können Sie auch sehen, dass mein Blog FAMILY WORK BALANCE.NET ein separates Verzeichnis erhält. Auch das ist natürlich möglich: Kombinationen aus Fokusbereiche, Projekte und/oder Ihre Leidenschaft.
In meiner Arbeit habe ich folgende Fokusbereiche und Rollen. Sollten sich diese ändern, so kann ich sie jederzeit erweitern, ändern, reduzieren.
Mein Verzeichnis mit den Routineaufgaben ist ebenfalls so strukturiert, wie ich es an obiger Stelle beschrieben habe.
Eine klare Struktur in Ihrem ToDo-List Manager, mit der Erstellung der relevanten Basisordner, ist eine gute Grundlage für eine effiziente und schnelle Organisation und Ablage Ihrer Aufgaben an der richtigen Stelle. Setzen Sie sich hin, nehmen Sie sich eine schöne Tasse Tee oder Kaffee und überlegen Sie, welche Ziele Sie für dieses oder das nächste Jahr haben. Welche "losen Enden" (so beschreibt David Allen alle Dinge, die in Ihrem Kopf herumspuken und nicht in Ihrem vertrauenswürdigem System abgelegt sind) gibt es und schreiben Sie diese auf. Das können Sie auch mit Papier und Stift erledigen. Nehmen Sie sich für jeden Basisordner ein Blatt Papier und schreiben Sie z. B. ROUTINEN oben auf die Seite. Notieren Sie sich dann alle Aufgaben, die regelmässig, aber auch unregelmässig, bei Ihnen wichtig werden.
Das können Sie für alle Basiselemente machen, so dass sie eine Liste aller Aufgaben haben.
Wir werden in einem der nächsten Artikel auf die analoge Variante des ToDo-List Managers, dem Bullet-Journaling, zu sprechen kommen. Ebenfalls erfahren Sie, wie wir Ihre "loste Enden" sammeln, ausformulieren und in Ihr eigenes System ablegen. Später setzen wir dann eine von Carl Pullein entwickelte Methode namens "COD" (Collect-Organise-Do) auf. Dies aber erst, wenn wir die restlichen Werkzeuge, die Sie benötigen, angesprochen haben. Es stellt das Herzstück unseres Systems dar, dass immer in Betrieb gehalten und in regelmässigen Abständen gewartet werden muss.